Met de laatste restyling van Voetbal International vervielen enkele rubrieken uit het blad. Op verzoek van veel lezers worden de wedstrijd-statistieken geherintroduceerd. Omdat deze pagina’s bewerkelijk zijn qua opmaak kreeg ik het verzoek om dit proces deels te automatiseren.
Doel was te zorgen dat gegevens zodanig uit een database worden geëxporteerd dat bij het plaatsen in opmaakprogramma InDesign de tekst automatisch wordt opgemaakt. Op het web weet men niet beter, in print is het een relatief onbekende werkwijze. Het principe werkt door opmaakinformatie in de vorm van codes te combineren met kopij.
Dat kan op verschillende manieren. Het is mogelijk om een nieuw leeg InDesign bestand te vullen met compleet opgemaakte tekst en beelden. Alle relevante opmaakinformatie (en dat is heel veel) wordt dan als een soort recept opgenomen in een tekstbestand dat bij het plaatsen door InDesign wordt geanalyseerd en vervolgens verwerkt.
In dit geval kozen we voor een simpelere variant. Alle specifieke opmaakinformatie zoals lettertypes, kleuren etc. zit in de vorm van opmaakstijlen en kleurstalen opgeslagen in een sjabloonbestand. De kopij verwijst alleen naar de namen van deze stijlen en stalen. Verder staan er in de kopij specifieke codes voor speciale tekens zoals tabs en shift-tabs, enter-tekens of letters met speciale accenten. Voordeel is dat de vormgeving kan wijzigen zonder dat de kopij export te hoeft worden aangepast.
Kopij ziet er dan als volgt uit:
Links de kopij, rechts het resultaat na één handeling in InDesign: Plaatsen (cmd-D).
Een andere optie is om de kopij te coderen als XML-bestand. In dat geval kunnen zelfs illustraties automatisch worden geplaatst en bewerkt. Achter de schermen wordt overigens veel informatie in InDesign als XML materiaal beschreven en verwerkt. Als je een bestand opslaat als IDML bestand (vaak gebruikt voor uitwisseling met een oudere versie) worden zelfs álle onderdelen ervan beschreven in de vorm van XML code. Die code is zelfs in staat om een compleet InDesign bestand te genereren zonder gebruik te maken van InDesign!
Een derde optie is een zg. datamerge. Hierbij wordt een spreadsheet bestand uit bijvoorbeeld Microsoft Excel gekoppeld aan een InDesign sjabloon. Na een druk op de knop worden dan automatisch complete pagina’s inclusief beeld aangemaakt. Deze werkwijze heb ik toegepast op de ‘paspoort-pagina’s’ in de Voetbal International seizoengids (uitgebreide post volgt later). Hij kan ook worden gebruikt voor bijvoorbeeld catalogi.
Een groot voordeel voor de opdrachtgever is dat deze oplossingen tijd besparen en meestal geen extra software of InDesign uitbreidingsmodules hoeven te worden aangeschaft. Misschien valt er voor uw publicaties ook voordeel te behalen. Als u regelmatig veel tijd kwijt bent aan het opmaken van informatie in repeterende vorm, neem dan eens contact op voor advies via dit contactformulier